对于大部分企业员工来说，在需要同时承担多项任务、或者参与多个项目的时候，很容易出现应接不暇，时间分配不合理，做重复工或无用功的情况。这时候可以利用飞书的文档分清任务优先级、细分工作时间，及时和团队对齐进度，提高个人任务的管理和完成效率。
用文档建立四象限任务清单
每天正式开始工作之前，先在文档上把待做的任务详细列出来，然后判断和区分任务优先级，并以此为依据来分配时间，确保个人的工作方向和节奏符合当前整体的工作需要和进度。
比较常用的区分任务优先级的方法是四象限法则，依据这个法则可以列出如下任务清单：
需要强调的是，这里的重要和紧急都是相对的，要结合个人的工作重点和团队整体目标来综合判断。以不重要但紧急为例，比如同事A马上要交付一个方案，临时在群里请大家提意见，这件事对于A来说是紧要的，但也许并不在你的工作范畴之内，这时如果你刚好有空当然可以积极响应，但如果自己手上的紧要任务还未完成，就不必着急参与，而应该交给时间更宽裕的其他成员来完成。
用日程细分工作时间
时间规划和任务规划是相辅相成的，用四象限法则理清任务后，借助日程把工作时间细分到每个任务上，并把该时间段的日程状态设置为忙碌，方便其他成员直观地看到忙闲状态。
给每个任务日程设置一个提醒，比如5分钟前，避免自己沉浸在某一项任务中而耽误其他任务的进度，也可以根据实际情况及时调整时间安排。
当然，在实际工作中计划往往赶不上变化，时间点经常会有所调整，但有意识地细分时间可以更好地把握各项任务所需的时长和精力，为之后的任务和时间分配提供有效参考。
用文档共享和协作，及时对齐进度
在理清个人任务和时间分配后，要及时和同事沟通，对齐进度，以确保自己的工作符合整体目标和节奏，避免做无用功。除了私聊、群聊、开会以外，可以直接通过文档快速同步进度：方案、报告等文档撰写完成后，直接邀请团队成员阅读或协作，成员可立刻收到通知，及时给出反馈。
在将个人已完成的工作文档直接插入到团队日报、周报等共享文档中，方便其他成员查看。
当需要同时参与多个项目时，可以利用协作空间来集中管理各项子任务。项目进度一目了然，不会造成混乱和遗漏。
对于经常要同时面对多个任务的员工来说，利用飞书的文档和日历功能可以很好的将各项任务进行梳理安排，合理分配时间，避免不必要的精力浪费，提高工作效率。
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